Как придать электронной переписке юридическую силу. Правила деловой переписки по электронной почте

Очевидно, что электронная почта обладает множеством достоинств и широко пользуются и в процессе ведения хозяйственной деятельности.

В настоящей статье предлагаю рассмотреть вопрос о юридической силе электронной переписки, как доказательства . Речь пойдет об обычной переписке, осуществляемой подавляющим большинством людей, без применения электронной цифровой подписи, либо иных аналогов собственноручной подписи.

Часто, в процессе беседы с доверителями по той или иной проблеме, выясняется, что либо договор был заключен путем обмена документами по электронной почте, либо вся или часть юридически значимой переписки сторон договора осуществлялась по электронной почте. Причем доверитель просто убежден в том, что без проблем докажет свою правоту ссылаясь на данную переписку и такой договор.

Встает вопрос, является ли данная переписка по электронной почте доказательством тех или иных обстоятельств? Что если процессуальный оппонент заявляет о том, что также может предоставить переписку, содержащую противоположные сведения, как придать переписке процессуальную форму и юридическую силу?

Пойдем от общего к частному.

Законодательное регулирование в области использования технических средств при оформлении доказательств явно недостаточное, понятийный аппарат, как таковой отсутствует, в разных нормативных актах одинаковые понятия зачастую определяются по-разному.

Не вдаваясь в технические особенности работы электронной почты, оставив Вас без пространных определений электронной почты, информационно-телекоммуникационных сетей и прочих понятий перейдем непосредственно к доказательствам в арбитражном процессе, так сказать немного теории.

Как нам известно, доказательствами по делу являются полученные в предусмотренном Арбитражным кодексом Российской Федерации (далее — АПК РФ) и другими федеральными законами порядке сведения о фактах, на основании которых арбитражный суд устанавливает наличие или отсутствие обстоятельств, обосновывающих требования и возражения лиц, участвующих в деле, а также иные обстоятельства, имеющие значение для правильного рассмотрения дела. В качестве доказательств допускаются письменные и вещественные доказательства, объяснения лиц, участвующих в деле, заключения экспертов, консультации специалистов, показания свидетелей, аудио- и видеозаписи, иные документы и материалы (ст. 64 АПК РФ).

В свою очередь, письменными доказательствами являются содержащие сведения об обстоятельствах, имеющих значение для дела, договоры, акты, справки, деловая корреспонденция, иные документы, выполненные в форме цифровой, графической записи или иным способом, позволяющим установить достоверность документа.

Согласно ст. 75 АПК РФ допускаются в качестве письменных доказательств документы, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» в случаях и в порядке, которые установлены настоящим Кодексом, другими федеральными законами, иными правовыми актами или договором либо определены в пределах своих полномочий Высшим Арбитражным Судом Российской Федерации.

Оставим без внимания теоретические споры в юридической сфере о том, является ли переписка по электронной почте письменным или вещественным доказательством, поскольку для требуемого результата (признание переписки как доказательства в суде ) это не имеет большого значения.

Исходим из того, что переписка содержит сведения об обстоятельствах, имеющих значение для дела, неважно что это - , либо любой иной спор.

Как мы видим, для того, чтобы электронная переписка отвечала критериям письменных доказательств и допускалась в качестве письменного доказательства, она должна отвечать, как минимум, следующим условиям:

Она должна быть выполнена способом, позволяющим установить достоверность документа;

Она должны быть получена в установленном АПК РФ, другими федеральными законами, иными правовыми актами или договором порядке.

Данные критерии и становятся камнем преткновения каждый раз при ссылке на электронную переписку в качестве доказательства тех или иных обстоятельств.

Формально, истинное содержание электронной переписки может быть установлено путем осмотра ее в месте нахождения по правилам ст. 78 АПК РФ (например, суд может потребовать от соответствующего лица предоставить доступ к электронной почте, осмотреть сообщение или вложенный файл). Лично я никогда не сталкивался с тем, чтобы суды так поступали, хотя видел представителей, которые «рвались» с ноутбуком к судье.

Относительно «должна быть выполнения способом, позволяющим установить достоверность документа»:

Представляется, что едва ли не единственным возможным способом «овеществить» электронную переписку является ее распечатка на принтере. Но суды не охотно принимают такие распечатки в качестве доказательств, поскольку высока вероятность фальсификаций.

Всего не предусмотришь, но анализ судебной практики помогает выработать ряд практических мер, позволяющих придать электронной переписке «процессуальности».

Сделайте акт с указанием даты и точного времени составления. В акте укажите сведения о лице, которое произвело выведение переписки на экран и дальнейшую распечатку (ФИО, должность), таким лицом может быть как руководитель организации — стороны спора, оказывающий , любое иное лицо, имеющие отношение к спору.

Также в данном акте следует привести данные о программном обеспечении (указании на версию браузера) и использованной компьютерной технике. Акт, содержащий вышеуказанные сведения, как минимум лишает вашего процессуального оппонента довода о том, что не представляется возможным установить кем, когда и с использованием чего произведено распечатывание переписки. Я по крайней мере, возражая против приобщения переписки, всегда ссылаюсь именно на то, что представляемая суду переписка не отвечает критериям доказательств именно потому, что не понятно кем, когда и с использованием чего она произведена.

Письма же адресованные моему доверителю и не соответствующие моей позиции по делу всегда «отправляются в спам», не получал и все.

В самом акте обязательно укажите последовательность действий, произведенный при выведении переписки на экран и дальнейшей распечатке. Для примера можете взять протокол осмотра нотариусом письменных доказательств.

Теперь обратимся к достоверности электронной переписки.

Представляется, что под достоверностью в данном случае следует понимать убежденность в истинности переписки. Частью 3 ст. 71 АПК РФ установлено, что доказательство признается арбитражным судом достоверным, если в результате его проверки и исследования выясняется, что содержащиеся в нем сведения соответствуют действительности.

Каким же образом должна быть выполнена переписка, чтобы ее истинность не вызывала сомнения.

В первую очередь, из переписки должно быть понятно от кого и кому направлено письмо или документ. Представляется, что об идентификации сторон переписки следует позаботиться заранее, предусмотрев в договоре адреса электронной почты сторон, поскольку доказать принадлежность того или иного адреса электронной почты конкретному лицу или организации может быть очень сложно (для регистрации электронного ящика не надо предоставлять какие либо документы, удостоверяющую личность, либо учредительные документы, регистрация обычно анонимна).

Как следует из п. 3 ст. 75 АПК РФ стороны вправе включить в договор условие о порядке индивидуализации своей электронной переписки (направление сообщений на согласованные адреса электронной почты) на предмет придания ей свойств достоверности.

Стоит отметить, что поскольку данный способ предполагает обязательное использование сторонами именно тех электронных адресов, которые прямо обозначены в договоре, что на практике редко осуществляется, то такой способ установления достоверности электронной переписки является не очень надежным.

Для примера посмотрите, например, Постановление ФАС Дальневосточного округа от 16.11.2012 № Ф03-5177/2012 (Довод истца о передаче спорных претензий ответчику по электронной почте был отклонен, поскольку не свидетельствовал об их получении истцом. При этом в материалы дела не было представлено доказательств согласования сторонами использования электронных документов в претензионной работе).

В случае невозможности соотнесения стороны договора и конкретного адреса могу только порекомендовать ссылаться на п. 1 ст. 5 ГК РФ, обосновывая использование электронной почты в отсутствие соответствующего указания в договоре или ином двустороннем документе как обычай делового оборота, а также указать на отсутствие возражений процессуального оппонента на подобный обмен информации.

Также отмечу, что лицо, ведущее переписку по электронной почте от имени другого лица (или в его интересах), должно быть на это уполномочено.

Документы, оформленные противоречиво, без надлежащей конкретики, скорее всего будут отвергнуты судом по основанию недостоверности.

Что касается второго условия – «получения переписки в установленном АПК РФ, другими федеральными законами, иными правовыми актами или договором порядке».

Я не нашел в действующем законодательстве никакого порядке получения такого доказательства как электронная переписка. Представляется, что данная переписка не должна нарушать предусмотренное конституцией право тайны переписки.Заверение электронной переписки у нотариуса

Иногда участники процесса просят о приобщении нотариально заверенной электронной переписки.

Не буду описывать чем регулируется обеспечение доказательств нотариусом, кому интересно найдет сам, остановимся на вопросе обеспечения доказательств нотариусом вкратце.

Обратите внимание, что если производство уже возбуждено обращаться к нотариусу уже поздно. Да, допускаю, что к заверенным нотариусом документам суд может отнестись с большим доверием. Но такого требования в законе нет, а соответственно обращаться к нему не обязательно.

Обращу ваше внимание на следующие моменты:

Достоверность электронной переписки в данному случае ограничивается случаями, когда принадлежность адресов электронной почты сторонами не отрицается;

Нотариус обязан известить о времени и месте обеспечения доказательств стороны и заинтересованных лиц. Если нотариус этого не сделает и суд не установит не терпящих отлагательств случаев, то существует вероятность, что протокол осмотра вещественных доказательств (электронного письма) будет лишен доказательственной базы.

Нотариус не обеспечивает доказательств по делу, находящемуся на момент обращения заинтересованных лиц к нотариусу в производстве суда или административного органа.

В завершение сделаем несколько выводов:

Является ли переписка по электронной почте письменным доказательством каждый раз определяется на усмотрение суда.

Учитывая недостаточное законодательное регулирование вопроса использования электронной переписки в хозяйственном обороте говорить о предрешенной силе переписки как доказательства не приходится.

Учитывая, что суд оценивает доказательства по своему внутреннему убеждению, основанному на всестороннем, полном, объективном и непосредственном исследовании имеющихся в деле доказательств (п. 1 ст. 71 АПК РФ), нельзя говорить переписка будет принята судом в качестве доказательства, а если и будет, то не возможно предугадать какую оценку суд даст такой переписке.

Соответственно позиция, основанная только на электронной переписке крайне слаба.

Нельзя сказать, что суды замечательно воспринимают электронную переписку в качестве доказательства, хотя бывают случаи и благожелательного отношения к такому виду доказательств, как современному, удобному, надежному, широко распространенному способу передачи информации (см. Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 27.04.2006 по делу № А40-20963/2005).

В общем, в войне все средства хороши и использовать надо все возможности по максимуму.

Надеюсь настоящая статья пригодится Вам в работе.

Если Вам понравилась настоящая статья подписывайтесь на рассылку и оставляйте свои комментарии.

Смотрите интервью с экспертом, осуществляющем заверение электронной переписки

С наилучшими пожеланиями,
Адвокат Мугин Александр С.

Не первый раз обращаюсь к Вашему ресурсу по актуальным вопросам, и всегда нахожу практическое «зерно», без «воды». Спасибо Вам пребольшое.

Спасибо за статью!
Как раз на практике «разбил» протокол нотариуса, который был составлен в момент производства в арбитражном суде.
По поводу осмотра переписки в суде. Мне кажется судьи должны осматривать. А вот другая сторона должна уже приводить доказательства в обоснование своих возражений.
Кстати, по поводу переписки. Если переписка велась через почтовые ящики, то в рамках доследственной проверки сотрудники полиции могут направлять запросы о том, под каким ip был доступ к почтовому ящику и кому этот ip принадлежал в момент доступа. Как вариант для дальнейшего доказывания в суде.

У меня было решение суда где основным доказательством факта — существенного нарушения сроков выполнения работ — была переписка по скайпу, суд расторг договор оказания услуг и обязал подрядчика вернуть деньги, базируясь именно на электронной переписке представителей сторон…. единственный нюанс, в судебном заседании представитель подрядчика не опровергал, что данная переписка имела место

• Добрый день, Наталья!
  Это в очередной раз подтверждает, что не стоит пренебрегать таким доказательством, как переписка по электронной почте, в том числе и по скайпу.

  С наилучшими пожеланиями,
  Адвокат Мугин Александр С.

Александр,

вопрос связан не с электронной почтой, а неким программным комплексом Заказчика, обязательным для подготовки актов выполненных работ. Доступ к ПК осуществляется через web. Как его можно приобщить в качестве доказательства для суда?

• Добрый день!
  
  Честно говоря не совсем понял вопрос. Можно ли «программный комплекс» как то на материальный носитель скопировать или распечатать? Если да — то его и приобщайте, оформив соответствующим протоколом.

  С наилучшими пожеланиями,
  Адвокат Мугин Александр С.

Добрый день!
Я просил бы Вас прокомментировать ситуацию, когда сторона спора хочет исключить из договора пункт о передаче юридически значимых сведений. Но речь пойдет не об Арбитраже, а о споре между банком и клиентом банка (мною).
Банк заблокировал мне счета со ссылкой на 115-ФЗ, а оповестил меня по электронной почте (сообщение попало в спам и я ознакомился с его содержанием уже позже в отделении после того как столкнулся с блокировкой счета). В договоре банковского обслуживания счета (договор присоединения, опубликован на сайте для всех клиентов банка) есть пункт:
прошу направлять мне по указанному адресу документы (речь идет об электронной почте)…. я располагаю техническими и иными возможностями для получения и ознакомления с документами….; банк не несет ответственности за убытки …. если документы и прочая информация не будут мной получены

Как правило, сервис по предоставлению электронных почтовых адресов — третьи лица. Возможно ли оспорить скажем пункт «я располагаю техническими и иными возможностями для получения и ознакомления с документами» в роспотребнадзоре (я так понимаю этот надзорный орган может в административном порядке заставить банк убрать незаконные пункты договора), поскольку я как клиент почтового сервиса не контролирую технические возможности и на мой взгляд этот пункт спорный, когда речь идет о физических лицах — многочисленных клиентов банка. А позже при обращении в суд о незаконных действиях банка по блокировке попросить роспотребнадзор участвовать в суде как третье лицо (как там обычно пишут: в интересах неограниченного круга лиц) — разумеется, если жалоба в роспотребнадзор будет рассмотрена положительна.

• Добрый день!
  Оспорить вы, конечно, можете как отдельный пункт, так и весь договор в целом. А вот оценить перспективу без изучения документов не представляется возможным. Кроме того, честно говоря, не понял в чем заключается ваша проблема учитывая как вы собираетесь ее решать.

  С наилучшими пожеланиями,
  Адвокат Мугин Александр С.

  • Если в вкратце: В заявление (акцепте) о присоединении к договору банковского обслуживания (простите ввел Вас в заблуждение — выше пункт не договора, а выдержка из этого заявления) есть вышеобозначенный пункт.

    Мне недавно на эл. почту пришел запрос на предоставление сведений со ссылкой на 115-ФЗ, письмо попало в спам и я не отреагировал на него поскольку не видел. У меня на счетах застряла внушительная сумма денег — к настоящему моменту все урегулировано, но на будущее хотел бы обезопасить себя от подобных неожиданностей. Вместе с тем, представитель банка (финмониторинг) на мои возражения о приостановке операций, высказал мысль о том, что мне было направлено оповещение по электронной почте. Теперь я задаюсь вопросом насколько законны подобные включения в договора. Кроме того, если бы ситуация обернулась иначе, и мне бы пришлось отстаивать интересы в суде, мог бы я просить судью посчитать этот пункт ничтожным, нарушающим мои права — в настоящий момент я занят мыслью как обосновать сие.

Добрый день, у меня такая ситуация. Бывший муж гражданин Казахстана, работает в России, предоставил судебному исполнителю(в Казахстане) справку о з/плате 8400 рублей, из которых он оплачивает мне алименты в размере 2100 рублей (25%). Ребенок тоже гражданин Казахстана, но проживает по РВП в России со мной, алименты бывший муж отправляет мне на карточку. Могу ли я подать в суд о выплате алиментов в твердой сумме и в какой стране мне надо будет подавать заявление,т.к.: 1) он получает з/плату в рублях а не в тенге, 2) он ухудшил жизнь ребенка (раньше когда он работал в Казахстане алименты были по 6000 рублей). И будет ли являться доказательством для судебного исполнителя его переписка в соц. сетях с друзьями? У меня есть пароль от его почтового ящика, где он ведет переписку с друзьями. Где он каждый месяц обсуждает свою заработную плату в размере 32000 + командировочные в размере 5000 рублей. Подскажите пожалуйста как поступить.Спасибо.

• Добрый день!
  Подать исковое заявление о выплате алиментов в твердой суммы вы можете по месту своего жительства.
  Что касается доказательств для судебного пристава, то тут я не понял почему вы решили чего то доказывать приставу.
  Подсказать чего то конкретное в рамках ответа на вам комментарий не представляется возможным — мало вводных.

  С наилучшими пожеланиями,
  Адвокат Мугин Александр С.

Вот уж точно: на войне как на войне. Электронная переписка вводится везде в органах власти для получения обращений граждан.. Если кто пользуется таким предложением и направляет обращение на эл.ящик, то сразу же на второй-третий день запрашивайте подтверждение о регистрации обращения. У меня вот сейчас такая ситуация, что я не спросил подтверждения и теперь попытался обжаловать незаконное бездействие. Орган прикидывается дурачком и отрицает получение, хотя обращение отправлено надлежащим образом и есть подтверждение, что другой адресат, которому этим же письмом копия направлялась, обращение получил. Суд в судебном заседании исследовал скан почты, установил адресатов и т.п., вопросов о недостоверности не задавал и отказал в исследовании почтового ящика в судебном заседании, а позже после окончания слушания в решении указал, что скан не понятен суду и не может служить доказательством.

Огромное спасибо за данную статью! Вроде бы ни какой конкретики, а мысли изложены и оформлены достойно,т.е. есть над чем подумать.
Еще раз спасибо!

• Добрый день!
  Даже не знаю радоваться или нет такой благодарности (это я про «никакой конкретики»), но все равно спасибо.
  Напомнило анекдот, когда люди летели на воздушном шаре и заблудились, спросили у человека внизу где они находятся, на что он им ответил, что они — в воздушном шаре. Путешественники, в свою очередь, сразу поняли что разговаривали с юристом, поскольку его ответ был правильный, но бесполезный.

  С наилучшими пожеланиями,
  Адвокат Мугин Александр С.

Здравствуйте.
Я работал в организации, где все сотрудники работали на удалённом доступе, т.е. в разных городах. Единственным способом общения с руководством это электронная почта. По почте нам руководители отправляли распоряжения, приказы, подписывались служебные записки и т.д. Естественно в трудовом договоре у нас не прописано, общение по электронной почте, но место работы указано, это домашний адрес.
Вопрос:
1 Как мне доказать в суде, что электронная почта была единственным средством общения со всеми сотрудниками.
2 Что можно предоставить в суде в качестве доказательства от других сотрудников, т.к. они проживают в других городах.

• Добрый день!
  Прошу прощения за задержку с ответом.
  Представляется, что вам не целесообразно в судебном порядке устанавливать факт того, что со всеми сотрудниками общение велось исключительно через электронную почту. Не могу себе представить каким образом это может помочь вам.
  По второму вопросу так же затрудняюсь ответить, поскольку не понятен предмет спора для того, чтобы рекомендовать вам что либо конкретное.

  С наилучшими пожеланиями,
  Адвокат Мугин Александр С.

1. Добрый день!
   Поясните, пожалуйста, вас интересует «как быть» вам как сотруднику организации или как представителю организации, которой оказаны некачественные услуги?

   С наилучшими пожеланиями,
   Адвокат Мугин Александр С.

Добрый день! Ситуация такая: с подрядчиком (мы оба ип) был устный договор. Условия по нему обсуждались в ice. Теперь есть спор и он намерен приобщить скан с этой переписки к делу в свою пользу. Каковы мои шансы оспорить эту переписку? Сможет ли он доказать, что эту переписку вел именно я, а не кто- то другой с моего компа или с моего аккаунта?

• Добрый день!
  Вы не совсем корректно поставили вопрос. Шансы оспорить есть, а какие они я вам не отвечу, нет четких критериев. Сможет или не сможет доказать, также ответить вам не смогу, все зависит от того как он это будет делать и как оценит доказательства суд.

  С наилучшими пожеланиями,
  Адвокат Мугин Александр С.

2. Добрый день!
   И вам спасибо за теплые слова. Также поздравляю Вас со всеми праздниками.

   С наилучшими пожеланиями,
   Адвокат Мугин Александр С.

Основы законодательства РФ о нотариате Глава XX. Обеспечение доказательств статья 102 часть 2 утратила силу. Значит ли это, что нотариус может заверять эл.переписку и после начала слушания дела в суде?
Спасибо.

• • Александр, спасибо за ответ. А какую юридическую силу имеют нотариально заверенная переписка в виде скриншотов страниц? В частности: может ли в данном случае это быть доказательством в суде и как в таком случае заверить содержимое вложения в письмо? Заранее спасибо.

Доборый день. Подскажите, пожалуйста, есть ли шансы выиграть в суде? Ситауция такая.
Я со всоей банковской карты на карту другого человека перевела деньги.
Человек за границей. Должен был мне кое-что купить и выслать.
Но он обязательства не исполнил. Мои деньги потратил. Сейчас кормит завтраками и обещает вернуть.
Вся наша переписка велась в скайпе. Есть номер карточки с его фио, его письма о том, что мои деньги он потратил.
Из ревлтных доказательств — могу выписку в банке взять о переводе денег.
Что скажите? Бесперспективно в суд?

• Добрый день!
  При ваших «вводных» куда сложнее сделать так, чтобы суд отказал вам в удовлетворении исковых требований. Конечно, у вас есть все шансы получить решение о взыскании денежные средств.
  Вот только вопрос с подсудностью спора. Если ваш «злодей» никогда не жил на территории Российской Федерации и не имеет здесь никакого имущества, то иск вам придется подавать по месту жительства ответчика за границей, по правилам, установленным законодательством соответствующего государства.

  С наилучшими пожеланиями,
  Мугин Александр С.

Здравствуйте. Если не сложно, ответьте пожалуйста на такой вопрос.
Хочу подать в суд на банк.
Начислили громадные проценты и штрафы, хотя были уведомления о моих серьёзных проблемах со здоровьем (по электронной почте). В суде хочу предоставить переписку. Нужно ли мне её заверить у нотариуса, притом, что мне представляется мало вероятным что банк будет отрицать факт получения данных писем. Достаточно ли просто распечатать со всей информацией из браузера эту переписку (с датами, адресами…)?
Спасибо!

• Добрый день!
  Тут вопрос такой, что поскольку для суда доказательства не имеют заранее установленной силы — определить как суд оценит то или иной доказательства (заверенное у нотариуса или не заверенное) тяжело, поэтому всегда лучше «перебдеть чем недобдеть».

  С наилучшими пожеланиями,
  Адвокат Мугин Александр С.

Здравствуйте. У нас сложилась такая ситуация сложная. Мой сын брал в долг деньги у родного брата жены, под расписку.Основную сумму он вернул.После развода, этот брат подал в суд. с требованием вернуть весь долг, так как якобы ему вообще нисколько не вернули долг. У моего сына осталась переписка в соц сетях, где идет речь о том что мой сын отдавал долг. И сколько остался должен. Большую часть долга мой сын вернул наличными по расписке. , а остальную часть переводил на карту брата и жены, так как они находились в другом городе. Вопрос- можно ли заверить электронную переписку как доказательство?

• Добрый день!
  Если вас интересует только этот вопрос, то да, электронную переписку можно заверить как доказательство, собственно статья как раз об этом.

  С наилучшими пожеланиями,
  Адвокат Мугин Александр С.

Здравствуйте!
Я приобретала роутер в марте 2015 года в интернет-магазине (гарантия — 1 год).
После приобретения выяснилось, что товар неработоспособен, его невозможно настроить.
С октября 2015 года нахожусь в переписке по электронной почте с сотрудниками интернет-магазина, которые придерживаются противоречивой позиции: то предлагают приехать для возврата денег, я приезжаю, сотрудники отказываются принимать товар, я сообщаю об этом в переписке, сотрудники меняют точку зрения, начинают требовать заключения из СЦ, игнорируя мои ссылки на ст. 18 закона о ЗПП.
После обращения в Роспотребнадзор пришло письмо о том, что магазин готов принять товар, нужно лишь подъехать.
Подскажите, пожалуйста, может ли мое электронное письмо считаться претензией при обращении в суд? Могу ли я взыскать неустойку, начиная с даты письма? Могу ли я получить компенсацию морального вреда, т.к. несколько раз приходилось приезжать в магазин и уезжать ни с чем?

• Добрый день!
  Не зная содержания вашего письма не могу сказать будет ли оно считаться претензией, ведь именно суд оценивает доказательства. Неустойка начисляется с даты истечения срока исполнения законного требования потребителя. Поскольку не понятно было ли требование, ответить на этот вопрос также не смогу. По поводу морального вреда могу только сказать, что совершенно точно вы можете требовать его возмещения. А вот сможете ли вы его получить и будет ли он взыскан с продавца, без ознакомления со всеми материалами дела я не скажу, боюсь безосновательно обнадежить.
  Вопросами защиты прав потребителей занимаются мои коллеги из ADN Legal , попробуйте обратиться с ним.

  С наилучшими пожеланиями,
  Адвокат Мугин Александр С.

3. Добрый день!
   Если коротко, то является доказательством, вопрос в том, какую оценку суд даст такому доказательству.

   С наилучшими пожеланиями,
   Адвокат Мугин Александр С.

Здравствуйте! В качестве доказательства предъявила суду электронную переписку. Судья сказал, что это важное доказательство, но оно должно быть заверено нотариусом. Как убедить суд, что заверение электронного документа не является исключительной прерогативой нотариуса?

• Добрый день!
  Ваш вопрос слишком абстрактен, полагаю что ответ вроде «нужно быть очень убедительным, привести в подтверждение позиции нормы права и примеры судебной практики» вас не устроит. Хотя по факту и нужно нарисовать судье такую картину мира, чтобы у него не осталось сомнений в необязательности нотариального удостоверения переписки, а это порой бывает просто невозможно.

  С наилучшими пожеланиями,
  Адвокат Мугин Александр С.

Здравствуйте, Александр! В рамках трудового спора для подтверждения факта (других доказательств нет) выполнения трудовых обязанностей, отрицаемого работодателем, хочу приложить к иску копию электронной переписки с контрагентами компании по вопросам хоз.-фин. деятельности компании. Переписка осуществлялась с моего адреса корпоративной электронной почты, бесплатно открытой на Yandex. Нужно ли заверять ее нотариально для этой цели? Дело в том, что вся переписка за отработанный период — это более 700 писем, в т.ч. с вложениями. Можно ли ходатайствовать суду о запросе этой переписки у компании Yandex, чтобы избежать нотариального заверения? Нужно ли включать ходатайство в иск или подавать отдельным документом?
Буду очень признательна Вам за ответ.

• Добрый день!
  По поводу нужно или не нужно — лучше «перебдеть, чем недобдеть», как говориться. При этом если переписка у вас единственного доказательство, то я бы вообще в суд повременил идти. Ходатайствовать об истребовании доказательств также целесообразно с приложением документов, подтверждающих, что вы исчерпали возможности получить доказательства самостоятельно, например, сделали запрос, а вам отказали или проигнорировали. В противно случае, суд скорее всего вам откажет.

  С наилучшими пожеланиями,
  Адвокат Мугин Александр С.

  • Здравствуйте, а в случае, если я предоставлю суду на рассмотрение переписку как доказательство недобросовестности бывшего работодателя, который не отдает мне документы, а он будет отрицать свою причастность к переписке, может ли он подать встречный иск за клевету/вред деловой репутации/моральный ущерб и тд. ?

    • Добрый день!
      Ваш ответчик вообще что угодно может подать, вопрос в том примет ли суд. Очень сомневаюсь, что суд такие встречные требования примет, также как и сомневаюсь в перспективе удовлетворения подобных требований.

      С наилучшими пожеланиями,
      Адвокат Мугин Александр С.

      С наилучшими пожеланиями,
      Адвокат Мугин Александр С.

Через неделю (постфактум после всех выполненных мной работ по копированию) по эл. почте мне приходит договор с условиями использования изображений. Условия мне не подходят (исключительное авт. право на них имеет музей, сильно ограниченное использование любых частей, огромные штрафы, обязанность обеспечить сохранность копий от третьих лиц и т.д.), и я разумеется отказываюсь его подписать. При этом по договору изображения должен был сканировать музей, а не я, фотокопируя любительской камерой. Так же есть в договоре ещё несколько расхождений. К примеру просто описано кол-во фотографически скопированных листов, без описания текста на них, номеров и превью, в т.ч. это касается фотоснимков.

Я по эл. почте предложил лицу (заведующей архивом, с которой вел переписку), составить договор о взаимном уничтожении копий или лицензировании изображений Музеем для свободного некомм. использования, попросил адрес юриста музея. Предложил проекты договора, тезисы, которые меня бы устроили, просил показать юристу музея. Но зав. архивом явно поняла свою ошибку (что не предупредила меня о правилах и договоре заранее), и теперь хочет замять дело, и не хочет изменять договор, либо официально уничтожать копии. При этом письменных гарантий не даёт никаких. В электронной почте в длительной переписке с адреса музея предлагает не подписывать договор, от необоснованных претензий отказывается, и только попросила указывать копирайты. Говорит, что произошла фатальная ошибка сотрудницы, что она не имела права мне разрешать работать без составления договора. Но ко мне претензий нет. Внизу письма стоит её имя и фамилия, должность. В названии почту имеется название музея. Но по сути это филькина грамота же с юр.точки зрения.

Осложняет всё тот факт, что с момента окончания работы в архиве (имеется запись в журнале посещений) до момента получения условий договора по эл. почте на подпись (прошло 3 — 4 дня), с моего адрес эл.пч. сделанные мной копии были предоставлены некоторым людям. В их добросовестности я уверен, но до конца уверенным нельзя быть ни в чём. С момента получения копии договора по эл. почте я уничтожил все копии на электронных носителях в сети «интернет», отправил по эл. почте уведомления получателям с просьбой не публиковать фотокопии и указывать копирайт. Но я не могу быть уверенным за использование данных третьими лицами. При этом заведующая мне говорит, что мол использовать данные можно, только ставьте копирайт.

Имеет ли смысл заверять данную эл. переписку на будущее, равно как и сообщения о копирайте третьим лицам (мои адресатам), или нет? И второй вопрос, если можно —

если музей предупредил меня о правилах архива, своих исключительных авт. правах на экспонаты, и условиях договора исключительно по эл. почте, к тому же весьма позднее изготовления мной фотокопий экспонатов, а заведующая архивом в электронной переписке отказывается от уничтожения фотокопий и изменения договора, предлагает забыть про него, — в случае теоретических претензий ко мне со стороны музея за действия третьих лиц и доказания музеем факта передачи копий изображений с моей эл. почту третьим лицам (в нарушение условий договора, который я не подписал) до дня получения мной договора на подпись, могу ли я ссылаться на факт неознакомления меня с условиями договора и авт. правами музея как на освобождающий от ответственности перед музеем? В том плане, что находясь в неведении, я мог полагать, что авт. права принадлежат исключительно лицам, издавшим рукопись (экспонат), а экспонат находится в музее, как копия, при этом получив договор, я принял все зависящие от меня действия по исправлению ситуации в рамках моих возможностей.

Впрочем — в любом случае я не собирался и не собираюсь использовать данные фотокопии в коммерческих целях, они нужны были только для исторического исследования с публикацией в некомм. электронных сми с соблюдением копирайта.

Либо стоит выйти на директора музея и официально потребовать соглашения о взаимном уничтожении копий? Но как тогда быть с теми копиями, которые при вышеописанных условиях были отправлены третьим лицам, если они вдруг не удалят их, а будут распространять? Может лучше замолчать всё это и вправду… не пойму, может ли музей в будущем, при обнаржении факта недоговорного использования копий третьими лицами, предъявить претензии ко мне из-за этого (при том, что я не знал о правилах и изд. правах музея при совершении добросовестного копирования), или только авторы? Из всех документов, подтверждающих наши отношения — заявление об ознакомлении с экспонатом, роспись в журнале посещений и копия неполписанного директором договора по эл. почте, + переписка с заведующей архивом. Из свидетелей — 1-2 человека, которые видели меня за работой и присутствовали при телефонном разговоре заведующей, когда она в конце первого дня «вспомнила» про договор.

У меня нет никаких денег на юристов и не будет, я инвалид, тяжело болею, п.э. сам думаю о будущем немного.

• Добрый день!
  Исходя из ваших вводных, я бы не переживал, честно говоря, поскольку очевидно, что никакого вреда вы никому не причинили.

  С наилучшими пожеланиями,
  Адвокат Мугин Александр С.

Добрый день!
Подскажите, как быть в следующей ситуации: была серая зарплата. При увольнении было обещано, что долг по конвертной части будет выплачен.
В итоге, из доказательство только переписка email и skype, в которой и суммы, и обещания и «приезжай за частью долга» и прочее. Со стороны компании переписка с рабочих имейлов.
Можно ли на основе этого добиться хоть чего-нибудь?
Спасибо

Добрый день! Подскажите пожалуйста, как быть в такой ситуации: знакомый человек попросил денег на развитие бизнеса (живём в разных городах, регионах РФ), я взял на себя потребительский кредит в банке и переслал ему денежные средства его на карту, он устно согласился с условием что он будет возвращать денежные средства согласно кредитному договору. (т.е. Он на карточку пересылал мне сумму ежемесячного платежа), платил полтора года (срок кредита 5лет), потом платежи с его стороны закончились, говорит что нет возможности больше платить, и от долга отказался. Расписки нет, есть только показания жены, бумага о переводе денежных средств на его карту и переписка в Вайбере. Что посоветуете? возможны ли какие то рычаги воздействия на то чтобы обязать человека продолжать мне платить? Так же есть ещё один человек, который точно так же как и я взял потреб. кредит на развитие его бизнеса, и он так же перестал ему платить, но единственное отличие наших ситуаций, то что у него есть расписка, а у меня нет.

• С наилучшими пожеланиями,
  Адвокат Мугин Александр С.

Здравствуйте! Скажите пожалуйста, вот один человек, распространил обо мне и моей компании многочисленные сведения, которые представляют меня и компанию не в лучшем свете, что я не плачу людям, ему не заплатил деньги за работу, в виде почтовой рассылки разным людям (зашел на сайт клиента под админ учеткой и сделал почтовую рассылку). Потом, переписываясь с этим человеком по электронной почте, он признался, что это был он, сказал что доносил правду людям якобы. Это бывший сотрудник моей фирмы. В итоге у меня есть электронная переписка с ним, все данные на него (паспорт, договора), также договор о неразглашении конфиденциальных сведении.
Могу я пойти в суд и посадить его?

• Добрый день!
  Отвечаю: пойти в суд можете, а посадить — только если не в тюрьму!
  Собственно какой вопрос, такой и ответ.

  С наилучшими пожеланиями,
  Адвокат Мугин Александр С.

4. Честно? Не знаю!
   Вы же не думали, задавая вопрос, что я вам отвечу: «Ну конечно же сможете, тем более он все отрицает».

   С наилучшими пожеланиями,
   Адвокат Мугин Александр С.

Здравствуйте! Моя ситуация такая: нашла новую работу, прошла собеседование, мне пообещали что меня возьмут на место сотрудницы, которая уходит в декретный отпуск, т.к. до декрета оставалось 4 месяца, а сотрудник в офисе должен работать только один 5/2, мне сказали что до декрета будем работать 2/2, но немного потеряем в зарплате. Я согласилась, отработала 2 недели на старой работе, вышла на обучение (2 недели) и тут выясняется что сотрудница отказалась работать по такому графику, сказала что пожалуется в трудовую инспекцию, что её права ущемляют и т.д. Мне предложили работать как подменному сотруднику только по выходным дням с окладом 0,25% тарифной ставки. Ничего не поделаешь, пришлось согласиться с надеждой на то, что когда она уйдет в декрет, все наладится. И вот за полтора месяца до её декрета происходит следующее: дело в том, что у нас с начальством разница во времени 4 часа, и иногда служебные сообщения они присылают когда мы уже дома, мне как раз та сотрудница подсказала подключить почту на мобильник и всегда видеть что присылает начальство, то есть она не сказала чтобы это сделала я, а сказала что это она так сделала. Я подумала что мне это тоже может пригодиться и подключила себе тоже. Однажды поздно вечером я увидела такие сообщения, что волосы на голове зашевелились. Региональный директор, заместитель, СБ т.е. всем были отправлены копии, где директор в ответ на докладную(содержимое было удалено, видно было что это ответ

В последнее время электронная почта занимает все большее место в деловой переписке. Её преимущества очевидны: оперативность, доступность и простота использования. При этом следует помнить, что электронная переписка имеет свои нюансы.

Получение писем

1. проверяйте почту хотя бы 2 раза в день – с утра и после обеда. Иначе Вы можете застопорить работу других людей и затянуть решение вопросов;
2. если Вам пришло письмо, значит, его кто-то отправил и зачем-то это сделал. Поэтому полученные письма надо читать. Разумеется, спам здесь не рассматривается;
3. если Вы менеджер, Ваш рабочий день должен начинаться с запуска почтового клиента, который не выгружается весь день и автоматически проверяет почту. Настройте автоматическую доставку/получение почты хотя бы каждые 10 (а лучше 2 — 3) минуты;
4. если Вы очень заняты и Вам пришло письмо, оцените от кого оно, тему и пробегите его глазами – это поможет быстро понять, требует ли письмо срочного ответа или может немного подождать;
5. самый простой и эффективный способ двигать дела и не собирать завалы почты – сразу отвечать на письма. Поэтому, если Вы не ведете разговор или другую деятельность, не терпящую прерывания, ответьте на письмо сразу.

Поля «Кому», «Копия», «Скрытая копия»

Следует понимать, не забывать и правильно использовать поля «Кому», «Копия» и «Скрытая копия». От этого зависят Ваши действия по получению письма или действия получателя.

1. «Кому». Если Вы отправляете вопрос, Вы ждете ответ именно от адресата, указанного в поле «Кому». Если Вы получатель, ответить должны именно Вы. То есть, письмо и содержащиеся в нем сведения или вопросы адресованы непосредственно получателю, указанному в данном поле.
2. «Копия». Получатели, стоящие в этом поле, получают письмо для информации или являются «приглашенными в свидетели». Получатель в копиях не должен в общем случае отвечать на письмо. Более того, вежливым считается при наличии такой необходимости начать с фразы «извините, что вмешиваюсь».
3. «Скрытая копия». О факте отправки письма человеку, указанному в поле «Скрытая копия» не узнают основной получатель или стоящие в копиях. Также это поле используется для массовой рассылки, чтобы Вашу адресную книгу не знали все получатели.

При ответах не забывайте о кнопке «Ответить всем» – это сохранит в копиях получателей начального письма и Ваш ответ не пройдет мимо них. Удалить нежелательных получателей или добавить других можно всегда.

Если в полученном письме в поле «Кому» более двух адресатов, это значит, что ответить должны оба эти корреспондента или любой из них. Определитесь, кто должен ответить. Однако, будьте осторожны с отсылкой писем, содержащих в поле «Кому» более двух адресатов: на письмо отправленное всем, Вы рискуете не получить ответа ни от кого.

Поле «Тема»

Не стоит оставлять это поле пустым. Люди, с которыми Вы переписываетесь, могут получать сотни писем в день и используют это поле для быстрой оценки важности содержания письма.

Тема письма должна кратко отражать тему письма. Заголовки типа «Вопрос», «привет!» или пустые заголовки выдают в Вас или новичка, или отсутствие элементарных навыков владения деловой перепиской.

«Важность письма»

Если письмо содержит информацию о срочных изменениях, текст какого-либо договора или другую информацию, на которую надо обратить внимание в первую очередь, используйте важность «высокая», это выделит письмо в папке «Входящие».

• Не используйте напрасно «высокая» важность!
• Личное письмо деловому корреспонденту или письмо со смешной и не деловой картинкой или ссылкой пометьте важностью «низкая».

Написание ответа

1. Начните с приветствия, это вежливо.
2. Говорите с человеком на одном языке. Это не только касается языка русский/английский, но и формы текста. Неформальный ответ на формальное письмо – неуважение к респонденту и демонстрация собственной низкой культуры.
3. Не используйте транслит, кроме случаев отправления писем с мобильных устройств. Если ваш почтовый клиент не поддерживает русский язык или портит кодировки, прилагайте текст ответа в приложении.
4. Деловое письмо должно быть точным, конкретным и лаконичным.
   • Точность – указывайте точные данные, на которые вы ссылаетесь (например, дату встречи, пункт повестки встречи, дату и тему другого письма или имя файла).
   • Конкретность – из письма должно быть точно понятно, ЧТО ИМЕННО требуется от получателя.
   • Лаконичность. Кто ясно мыслит, тот ясно излагает, и это видит ваш адресат. Поэтому не стоит излагать на трёх страницах то, что можно было бы написать в трёх предложениях. Лаконичный деловой текст – это не сухость, а экономия времени и точность мысли.
5. Если письмо содержит несколько вопросов, тем или задач, структурируйте их и отделяйте. Сплошной «поток мыли» сложно читать и можно пропустить, собственно, основной вопрос письма.
6. Как можно точнее отвечайте на просьбы, изложенные в письме. Ответ на просьбу или задачу «Сделаем!» неполон. «Сделаем к такой-то дате», «через столько-то дней», «после такого-то события» — это более определенный и точный ответ.
7. Текст не должен содержать ошибок! Опечатки не страшны, но если Вы в каждом письме пишете слова неверно, это становится заметно очень быстро и накладывает негативный отпечаток на Ваш имидж делового партнёра.
8. Никогда не отправляйте письмо, не прочитав то, что Вы написали! Прочтите свой ответ и убедитесь, все ли лаконично, точно, понятно, конкретно и не содержит грамматических ошибок. Проверьте, все ли необходимые адресаты указаны, правильно ли они расставлены в полях «Кому» и «Копия». Проверьте грамматические ошибки.
9. Цитируйте текст оригинального письма.
10. При полном цитировании (если ваш ответ на все письмо в целом) пишите текст ответа в НАЧАЛЕ письма, а не в конце!
11. Если Ваши ответы по пунктам, отделите цитату пустыми строками сверху и снизу.

Вложения

1. Не вкладывайте в письма файлы форматов EXE, PIF, BAT, COM, CMD, SCR – многие почтовые клиенты или сервера намертво блокируют такие вложения, и адресат их никогда не прочтет. Упаковывайте их в архив (zip, rar) как в оболочку и уже в таком виде вкладывайте.
2. Нормальным считается высылать без предупреждения вложения до 2-3 мегабайт. Если Вы хотите выслать вложение большего размера, уточните у корреспондента, пройдет ли такой файл через его сервер или поместится ли в почтовый ящик.
3. Воздержитесь от вложений сомнительного содержания: во-первых, Ваш корреспондент может не разделять ваших вкусов, а во-вторых, Вы можете доставить неприятности человеку, работающему в организации, где применяется перлюстрация почты.

Электронная подпись

1. Ее наличие – полезно (есть ваша контактная информация) и это хороший тон, демонстрирующий ваш профессионализм.
2. Подпись не должна превышать 5-6 строк. Она должна включать в себя минимум Вашу фамилию и имя. Кроме этого желательно указать номер Вашего телефона, адрес электронной почты, название и физический адрес компании, а также адрес ее сайта.
3. Имейте два варианта электронной подписи: для инициативных (собственных) писем с полной под

Деловое письмо должно иметь четкую структуру, преимущества которой:

• экономия Вашего времени и времени адресата;
• гарантия прочтения письма адресатом и правильное понимание его сути;
• получение вразумительного, четкого ответа.

Структура делового письма

Обращение

Находится в «шапке» письма и содержит должность и ФИО адресата. Для официальной деловой переписки стандартным считается обращение «Уважаемый», которое пишут с большой буквы и по центру листа. А дальше масса вариантов в зависимости от того, что пишут и кому. Так, в России принято обращаться по имени и отчеству, в компаниях с западной корпоративной культурой – просто по имени. Если Вы знаете партнера лично, можете обратиться так: «Уважаемый Андрей Петрович», не знаете – «Уважаемый господин Смирнов». Кстати, в обращении к человеку слово «господин» сокращать до «г-н» нельзя. И ни в коем случае нельзя писать «Уважаемый господин Смирнов А. П.». Либо «Андрей Петрович», либо «господин Смирнов».

Если Вы не пишете особам королевской крови, представителям религиозных конфессий, президентам и членам парламентов различных стран, считайте, что Вам повезло. Для них существуют официальные формулы обращения, причем для каждого ранга – особые. Прежде чем отправлять такое письмо, тщательно проверьте, соответствует ли выбранное обращение статусу адресата. Гораздо проще запомнить, как нужно писать военнослужащим: «Уважаемый товарищ полковник», даже если этот полковник – женщина. А вот обращение «Дамы и господа» является светским, и его лучше использовать, скажем, для приглашения на открытие салона модной одежды. Если же Вы приглашаете на деловую презентацию – например, новых буровых установок,– то по сложившейся практике используется общее для всех обращение «Уважаемые господа». В данном случае неважно, что в этой организации работают и женщины.

Пример:

Генеральному директору
ООО «Конкорд»
Добровольскому П.И.

Уважаемый Павел Ильич!
или
Уважаемый господин Добровольский!

Преамбула

Составляет первый абзац письма, в котором изложена его цель, причина, побудившая Вас его написать. Прочтя преамбулу, адресат должен понять суть письма.Пример: Я пишу Вам с целью выразить своё неудовольствие качеством сырья для производства мебели, которую Ваша компания поставляет нам, и рассчитываю на Ваши действия, направленные на скорейшее изменение ситуации к лучшему и возмещение причинённых нам убытков.

Пример: На протяжении последнего месяца, начиная со второго июня текущего года, 10-15% от каждой партии вашего сырья составляет брак. Данные факты были надлежащим образом оформлены специалистами нашей компании. Копии документов прилагаются к данному письму. Убытки нашей компании в связи с получением бракованного сырья составляют порядка 1 млн. рублей. Мы сотрудничаем с ООО «Конкорд» на протяжении уже пяти лет, и до сих пор у нас не было причин для нареканий. В данной ситуации мы настаиваем на полном возмещении наших убытков. При необходимости мы готовы провести совместную экспертизу забракованного сырья.

Заключение

Необходимо для краткого подведения итогов всего написанного и логичного завершения письма.

Пример: Уверен, что Вы разберётесь в данной ситуации, и в ближайшем будущем наше сотрудничество войдёт в привычное русло.

Подпись

Письмо завершается подписью (должность + ФИО) адресанта, которую предваряет стандартная вежливая форма «С уважением». Также возможны варианты: «Искренне Ваш», «С надеждой на продуктивное сотрудничество», «С благодарностью за сотрудничество» и т.п.При подписании письма важно учесть ранг адресата и адресанта. Письмо на имя генерального директора должен подписывать также генеральный директор или, как минимум, его заместитель. При этом подпись должна соответствовать её расшифровке: ситуация, когда заместитель директора ставит косую черту рядом с фамилией директора и подписывается своим именем, недопустима.

Пример: С уважением,Генеральный директор мебельной фабрики «Заря» Киселёв А.Д.

Постскриптум

Постскриптум (P.S.) – приписка в конце письма после подписи — довольно редко используется в деловой переписке. Она служит для того, чтобы сообщить адресату о важном событии, которое произошло уже после написания письма, или передать ему информацию, которая имеет косвенное отношение к теме письма.

Пример 1: P.S. Информирую Вас о том, что процент брака в партии сырья, поступившей 3 часа назад, возрос до 17%!

Пример 2: P.S. Руководитель нашего отдела по приёму сырья будет встречаться с Вашими специалистами у Вас на предприятии завтра в 14:00.

Приложения

Приложения являются необязательным дополнением к основному тексту письма и поэтому оформляются на отдельных листах – каждое приложение на своём листе. Какие-либо правила их написания отсутствуют.

Стандартные фразы деловой переписки

Извещения

• Сообщаем, что задержка в отгрузке… произошла ввиду…
• Ставим Вас в известность, что руководство завода приняло решение…
• Ставим Вас в известность, что Ваше предложение принято.
• Извещаем, что мы…
• Доводим до Вашего сведения, что…
• Сообщаем, что, к сожалению, не можем…

Модели выражений, объясняющих мотивы(Наиболее распространенные фразы в начале стандартного делового письма)

В соответствии с протоколом…
• В целях усиления охраны имущества…
• В ответ на Вашу просьбу…
• В подтверждение нашего телефонного разговора…
• В подтверждение нашей договоренности…
• В порядке оказания технической помощи…
• В связи с тяжелым положением…
• В связи с проведением совместных работ…
• В соответствии с письмом заказчика…

Если автор - лицо юридическое, то действия передаются:

1. От третьего лица единственного числа, например:
   • Завод «Заря» не возражает…
   • Совместное российско-английское предприятие «Союз К» предлагает…
   • Кооператив «Наив» гарантирует…
2. От третьего лица множественного числа, например:Дирекция и профсоюзный комитет завода «Заря» убедительно просят…
3. От первого лица множественного числа:
   • Просим…
   • Подтверждаем…
   • Сообщаем…

Если автор - лицо физическое, то действия передаются:

1. От первого лица единственного числа, например:
   • Довожу до Вашего сведения…
   • Прошу…
   • Ставлю Вас в известность…
2. От первого лица множественного числа, например:
   • Одобряем…
   • Мы получили Вашу телеграмму…
   • Поздравляем…
   • Поддерживаем…

Просьба

• Просим вас проверить ход выполнения работ…
• Прошу принять меры…
• Прошу сообщить данные о производительности…

Отправка документов или материальных ценностей

• Направляем чертежи сборки машин…
• Посылаем интересующие Вас документы заказной бандеролью…
• Высылаем подписанный с нашей стороны договор…

Подтверждение

• С благодарностью подтверждаем получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению…
• Подтверждаем получение спецификаций на…
• Завод «Заря» подтверждает условия поставки оборудования…

Предложение

• Мы можем предложить Вам …
• Предлагаем Вам приобрести…
• Мы можем рекомендовать Вам …

Приглашение

• Приглашаем Вас принять участие в обсуждении проекта…
• Просим принять участие в обсуждении проблемы…
• Приглашаем представителя Вашего предприятия посетить…

Отказ и отклонение предложения (проекта)

• Присланный Вами проект титульного списка по объектам строительства на сумму…нами не может быть утвержден по следующим причинам.
• Ваше предложение (проект) отклонено по следующим причинам…

Напоминание

• Напоминаем, что по плану совместных работ Вы должны…
• Напоминаем, что в соответствии с… Вы должны…
• Напоминаем Вам, что Ваша задолженность по оплате составляет…
• Напоминаем вам, что срок предоставления рукописи истекает…

Гарантии

• Оплату гарантируем.
• Сроки выполнения гарантируем.
• Качество изделий гарантируем.

Интерпретация собственной позиции

• Наши обращения по данному вопросу не привели к положительным результатам.
• Возражений против конструкции не имеем.
• Мы не можем поставить Вам товары… в силу следующих причин:…

Интерпретация действий другой стороны

• Такая задержка может привести…
• Совершенно необъяснимо, почему Ваш завод задерживает высылку прессформ…
• Данные Вами обещания не выполняются.

Заключительные слова

• Надеемся, что наша просьба будет выполнена.
• Надеемся на дальнейшее сотрудничество.
• С пожеланиями успехов.
• Убедительно просим Вас не задерживать ответ.
• Просим извинить нас за задержку с ответом (за допущенную ошибку).

Этические нормы деловой переписки

Деловая переписка, как и любая другая форма взаимодействия людей, основана на своде этических правил и норм, главное из которых – «КОРРЕКТНОСТЬ И УВАЖЕНИЕ К ПАРТНЕРУ». Даже если целью письма является высказывание претензии, его текст не должен содержать грубых слов и некорректных выражений, которые могут обидеть Вашего контрагента. Заботясь о поддержании достоинства своего адресата, вы, таким образом, сохраняете своё собственное.

• начинать послание с констатации отказа. В первую очередь следует изложить мотивацию принятого решения и дать понять, что при определенных обстоятельствах к рассмотрению вопроса можно вернуться;
• навязывать адресату ожидаемый исход вопроса, например: «Прошу изучить и решить вопрос положительно» или «Прошу утвердить эту кандидатуру»
• побуждать адресата к спешке при вынесении решения словами «срочно», «незамедлительно», «в более короткие сроки». Лучше воспользуйтесь этикетными формулами «Прошу Вас ответить до такого-то числа», «Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении»
• намекать адресату на его мнимую невнимательность, некомпетентность, вводя в текст письма формулировку типа «Предлагаю внимательно изучить…».

Для получателя деловых писем обязательными требованиями, с точки зрения этических норм, являются:

• отказ от формы ответа, при которой письмо-запрос или письмо-предложение возвращаются автору с размещенной на них ответной информацией;
• оперативный и четкий ответ организации-отправителю. Задержка или отсутствие ответа может рассматриваться как нежелание сотрудничать.

Следование перечисленным выше этическим нормам деловой переписки не потребует от Вас совершения подвига и со временем станет необременительным и привычным. Более того, обеспечит Вам репутацию тактичного человека и даже научит превращать оппонентов в союзников.

Общие правила составления деловых писем

Помимо структуры, еще одной важной составляющей грамотного делового письма является его аккуратное оформление.

Информационное письмо

Информационное письмо – это служебное письмо, сообщающее адресату сведения официального характера.

Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до нескольких страниц.

Как правило, информационные письма подписываются руководителем организации, а в случае массовой рассылки (например, всем клиентам компании) могут вообще не содержать ручной подписи.Нередко информационные письма носят типовой характер.

Письмо-запрос – служебное письмо, направляемое для получения каких-либо официальных сведений или документов.

В целом письма-запросы составляются так же, как письма-просьбы. Письма-запросы, как правило, подписываются руководителем организации или официально уполномоченным на это должностным лицом.

Текст письма-запроса должен содержать обоснование необходимости предоставления материалов или сведений и собственно изложение запроса.

Письмо-запрос требует письма-ответа.

Письмо-ответ

Письмо-ответ – это служебное письмо, которое составляется как ответ на письмо-запрос или письмо-просьбу.

Ответ может быть отрицательным (письмо-отказ) или положительным.

В тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал автор в инициативном письме, при условии, что письмо-просьба было составлено грамотно в языковом отношении.

Не следует включать в текст письма-ответа ссылку на поступившее письмо («На Ваше письмо от_______№__…»).

Сведения об инициативном письме вносятся в состав регистрационного номера письма-ответа.Письмо-отказ целесообразно начинать с обоснования отказа: «В связи с…», так как отрицательный ответ должен быть обоснован, нельзя просто отказать в просьбе без объяснения.

Письмо-подтверждение

Письмо-подтверждение – это служебное письмо, в котором адресат подтверждает ранее достигнутые договоренности, намерения, получение сведений, документов или других материалов и т.п.

Ключевой языковой формулой этой разновидности писем является: «Подтверждаем (получение документов, предварительную договоренность, согласие на…)».

При подтверждении предварительной договоренности в тексте письма необходимо коротко изложить ее суть.

Если подтверждается получение документов – следует назвать их и т.д.Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением.

Письмо-претензия

Письмо-претензия – это инициативное деловое письмо, целью которого является выражение претензии или неудовлетворенности адресату.

В заключении должны быть выражены конкретные пожелания или предложения по исправлению ситуации.

Гарантийное письмо

Гарантийные письма предназначены для предоставления адресату письменных гарантий с целью подтверждения определенных обещаний или условий, намерений или действий автора (организации-отправителя), так или иначе затрагивающих интересы адресата.

Гарантийные письма адресуются организации или отдельному лицу. Слово «гарантия» вообще может не упоминаться в тексте письма, тем не менее, письмо будет оставаться документом, содержащим гарантию.

Гарантироваться могут плата за выполненную работу, сроки ее выполнения, качество выполнения работ, качество товара, сроки его поставки, оплата полученной продукции и т. п. Эти аспекты могут составить содержание целого письма или войти в текст письма в качестве его составляющей.

Гарантийные письма носят подчеркнуто юридический характер, соответствуя по статусу документам договорного характера. Наиболее часто гарантийные письма оформляются для подтверждения оплаты.

В этом случае обязательным является указание номера договора и счета, согласно которым должна быть произведена оплата.

Гарантийные письма отличают ясность, точность и однозначность формулировок — поскольку речь идет о предоставлении адресату гарантий от имени и по поручению организации или должностного лица. В нем обязательно указывается вид операции, которую предстоит произвести.

Подобные письма могут начинаться с изложения сути предоставляемых адресату гарантий, например: «Настоящим письмом гарантирую…».

В других случаях гарантийное письмо может содержать изложение причин, которыми вызвано намерение автора заявить о своей готовности предоставить адресату те или иные гарантии. В этом случае соответствующее заявление формулируется в заключительном предложении, например: «Оплату гарантируем» или «Своевременную и полную оплату гарантирую».

Особенностью данного вида писем является наличие наряду с подписью автора (например, директора организации) подписи должностного лица, в непосредственном ведении которого находятся финансовые или иные вопросы. Если гарантийное письмо направляется как обязательство оплаты за покупку, оказанную услугу и т. п., то в нем обязательно указываются банковские реквизиты организации-плательщика.

В ключевую фразу гарантийного письма могут входить слова и выражения:

• Гарантируем…
• Гарантируем, что…
• Фирма «Партнер» гарантирует…
• Просим выслать в наш адрес наложенным платежом (вид гарантии)…
• Оплату гарантируем…
• Настоящим гарантируем…

Резюме

Резюме – это вид делового письма, нацеленный на максимально полную и выгодную презентацию специалиста работодателю.

При составлении резюме следует чётко соблюдать ряд правил:

1. Представьтесь
2. Образование
3. Опыт работы
4. Нужно ли указывать желаемый уровень оплаты труда?
5. Надо ли указывать дополнительные сведения о себе?
6. Нужны ли личные подробности?
7. Адаптируйте резюме к требованиям работодателя
8. Отношение к командировкам
9. Наличие рекомендаций
10. Сопроводительное письмо

Нет и не может быть единого резюме на все случаи жизни, которое можно было бы рассылать по всем фирмам без изменений.

Каждый раз следует прежде подумать, какие качества будут цениться на новой работе, и в соответствии с ними модифицировать резюме.Информация, представленная в резюме, должна быть достоверной. Не оставляйте «белых пятен» в своем резюме.

А самое главное — резюме должно быть коротким: не более одной — полутора страниц. Ваше умение ясно формулировать, кратко излагать — показатель высокого уровня общей культуры.

Наличие фотографии на резюме приветствуется.

1. Подтверждение факта и сроков работы в организации, краткая информация о занимаемых должностях и выполняемых обязанностях (для рекомендательного письма от частного лица в данном пункте указывается, в течение какого периода времени и в каком качестве автор письма знает рекомендуемого). Из перечня обязанностей должна быть видна квалификация рекомендуемого. Если рекомендуемый занимал различные должности, то данные о занимаемых должностях и выполняемых должностных обязанностях указываются для каждого временного интервала.Пример: Сидоров Владимир Александрович работал в компании «Вектор» с 12 марта 1998 г. по 16 марта 2002 г., в том числе с 12 марта 1998 г. по 16 марта 2002 г. — в должности менеджера торгово-закупочного отдела, с 17 марта по 25 ноября 2002 г. — в должности старшего менеджера того же отдела. Его обязанности в должности менеджера состояли в организации поставок комплектующих изделий, в должности старшего менеджера — в организации взаимодействия между фирмами-поставщиками комплектующих изделий и производством.
2. Краткая характеристика профессиональных, деловых и личностных качеств рекомендуемого и достигнутых им успехов за время работы в организации. Следует отказаться от таких общих слов, как надежный, компетентный, добросовестный и т. д., а ориентироваться на конкретные факты, характеризующие рекомендуемого с точки зрения его профессиональных качеств, умения справляться с выполнением определенных задач.Здесь можно ориентироваться на такие категории, как уровень знаний и трудолюбие при исполнении основных обязанностей, умение справляться с нестандартными задачами, изобретательность, инициативность, обучаемость, способность к адаптации в различных ситуациях, эмоциональная устойчивость, лидерские качества.Здесь же можно дать примерное сравнение работы рекомендуемого с работой его коллег, указать наиболее значимые достижения, проекты, разработанные и осуществленные им лично.Пример: Самостоятельно освоил программное обеспечение, самостоятельно и успешно проводил деловые переговоры, эффективно руководил подчиненными и т. п.
3. Причины изменения места работы (ухода из организации, перехода на другое место). Это может быть изменение профиля организации, закрытие подразделения, кадровые изменения в организации, смена места жительства и т. п.
4. Выводы. Краткая и конкретная оценка компетентности, деловых качеств рекомендуемого, его творческого потенциала и возможностей карьерного роста. Рекомендации к занятию конкретной должности или должностей (в ряде случаев здесь желательно указать степень, до которой Вы рекомендуете человека на искомую должность: безоговорочно, настоятельно, с некоторыми оговорками, не рекомендуете).Пример: Сидоров Владимир Александрович в совершенстве владеет технологией… (имеет большой опыт работы с серверным программным обеспечением… или …может самостоятельно работать с корпоративными клиентами… и т. п.). Считаю, что г-н Сидоров может эффективно исполнять обязанности руководителя подразделения, работая в должностях начальника отдела, заместителя начальника вычислительного отдела предприятия среднего звена.
5. Контактные координаты лица, подписывающего письмо. Этот пункт особенно актуален для рекомендательных писем, составленных частными лицами, поскольку вполне возможно, что новый работодатель, прочитав рекомендательное письмо, захочет уточнить некоторые детали.

Пресс-релиз

Пресс-релиз – это информационное сообщение для средств массовой информации, задачей которого является привлечение внимания к некому событию (произошедшему или предстоящему) с целью максимального освещения данного события в СМИ.

Пресс-релизы составляются и рассылаются пресс-службами компаний и организаций и имеют определенные правила написания:

• в шапке документа должно быть указано слово «Пресс-релиз» и проставлена дата его рассылки;
• заголовок пресс-релиза должен максимально четко отражать его тему, посыл информационного сообщения;
• более подробно суть заголовка пресс-релиза может быть раскрыта в подзаголовке (при этом его наличие необязательно);
• первый абзац пресс-релиза должен обязательно содержать следующую информацию: что, где и когда произошло (произойдет);
• объём пресс-релиза не должен превышать полутора страниц машинописного текста. При этом желательно ограничиться одной страницей, включая подпись и колонтитулы бланка организации;
• в состав пресс-релиза могут входить цитаты ньюз-мейкеров – ответственных спикеров организации;
• пресс-релиз составляется на бланке организации;
• в подписи к пресс-релизу должно быть указано ФИО контактного лица, которое может предоставить дополнительную информацию по теме пресс-релиза, и его контактные данные: телефон (желательно мобильный), e-mail, номер ICQ.

Письмо-поздравление

Формат «Поздравление» относится к категории личной деловой переписки.

Оно оформляется на поздравительном бланке или открытке и при его составлении может и должен преобладать творческий подход. Это относится как к тексту письма, так и к его оформлению.

Поздравление может быть персональным (с днём рождения) или массовым (например, с Новым годом).

В первом случае обращение к адресату должно быть личным – по имени и отчеству; во втором случае оно может быть общим, например, «Дорогие друзья!».

При этом в обоих случаях отправитель должен лично подписать поздравление (при рассылке массовых поздравлений используется факсимиле).

Личное поздравление

Массовое поздравление

Письмо-приглашение

Формат «Приглашение» относится к категории личной деловой переписки.

Оно оформляется на официальном бланке или открытке и имеет своей целью оповестить адресата о неком торжественном мероприятии, которое его приглашают посетить.

Приглашение обязательно должно содержать в себе информацию о месте и времени проведения мероприятия, а также его названии.

В приглашении должна быть указана приемлемая форма одежды (например, black and tie), а также количество персон, на которое распространяется данное приглашение.

Как правило, приглашение носит именной характер, но при проведении массовых мероприятий может быть обезличено.

Личное приглашение

Массовое приглашение

Письмо-благодарность

Формат «Благодарность» относится к категории личной деловой переписки и имеет своей целью выражение благодарности адресату.

Как правило, благодарность оформляется на официальном бланке организации, но может быть оформлена в качестве открытки.

Текст благодарственного письма пишется в лаконичном дружеско-официальном стиле со ссылкой на событие, которое побудило отправителя выразить свою благодарность адресату. При желании могут быть также перечислены и иные заслуги адресата.Благодарность заверяется личной подписью отправителя и в некоторых случаях – печатью организации.

Пример :Послание премьер-министра Великобритании Председателю Совета Народных Комиссаров СССР (25 апреля 1942 г.)«Весьма Вам благодарен за ваше послание от 23 апреля. Мы, конечно, будем приветствовать визит г-на Молотова, с которым, я уверен, мы сможем проделать много полезной работы. Я очень рад, что Вы находите возможным разрешить этот визит, который, я уверен, будет весьма ценным».

Письмо-соболезнование

Формат «Соболезнование» относится к категории личной деловой переписки и имеет своей целью выражение сопереживания и поддержки адресату по поводу того ли иного печального события или утраты.

При написании соболезнования очень важно правильно подобрать искренние слова, действительно способные поддержать адресата в его горе.

При этом важно выразить свои чувства и переживания относительно произошедшего.

Соболезнование оформляется в сдержанном корректном стиле на официальном бланке или специальной открытке и заверяется личной подписью отправителя.

Деловое письмо - документ, применяемый для связи, передачи информациина расстояние между двумя корреспондентами, которые могут быть какюридическими, так и физическими лицами.

Руководителю или специалисту управления по роду своей деятельности нужно писать много деловых писем.

К деловым письмам относятся характеристики, резюме, рекомендательныеписьма, письма-напоминания и благодарности, письма - приглашения насобеседования или презентацию, письма-отказы, исковые заявления, жалобыи т.п.

Как правильно написать деловое письмо

• бумага для делового письма должна быть хорошего качества, абсолютно чистой, аккуратно обрезанной;
• желательно, чтобы бланк делового письма был с эмблемой организации, ее полным названием, почтовым и телеграфным адресом, телефоном, факсом, электронным адресом и банковскими реквизитами;
• служебные деловые письма печатаются на лицевой стороне листа, без помарок; все страницы, кроме первой, нумеруются арабскими цифрами;
• ширина поля с левой стороны листа должны быть не менее 2-х см, абзац начинается с красной строки с отступлением в пять интервалов от левого края строки; текст печатается через полтора - два интервала; желательно избегать переноса слов;
• в правом верхнем углу делового письма под адресом организации-отправителя ставится дата, желательно полностью (например, 2 января 2007 года);
• наименование организации или фамилия и адрес человека, куда отправляется деловое письмо проставляется на левой стороне листа;
• ниже, с края строки или в центре листа пишется вежливое обращение; например, «Уважаемый Иван Иванович»; после обращения требуется запятая, но часто ставят восклицательный знак, чтобы следующую фразу начать с красной строки и с заглавной буквы;
• заканчивается деловое письмо словами благодарности за сотрудничество и выражением надежд на его продолжение;
• подпись ставится в правой стороне листа, после заключительной фразы вежливости, например, « С уважением…», фамилия подписывающего печатается под его рукописной подписью;
• резолюции на всех видах входящей корреспонденции должны делаться карандашом или на отдельных листах; деловое письмо складывается текстом внутрь, а наиболее важные деловые письма не сгибаются, для чего посылаются в больших плотных конвертах;
• на телеграфный запрос следует дать ответ в течение 3-х дней, на деловое письмо - 10; если запрос требует подробного рассмотрения, то в течение 3-х дней следует сообщить, что деловое письмо принято к сведению и дать окончательный ответ в течение 30 дней.

• точность и ясность изложения мыслей - короткие слова, короткие фразы, короткие абзацы
• максимальная доступность текста для понимания, употребление простых фраз, точно и однозначно выражающих суть
• грамотность
• корректность

Что такое электронная почта? В современном деловом мире это:

• Ваше лицо. Именно с помощью email можно создать положительный образ в глазах контрагента или испортить первое впечатление.
• Ваш рабочий инструмент. Очень много общения с внешним миром происходит по email. Поэтому, хорошо владея этим инструментом, можно здорово облегчить себе жизнь.
• Мощный отвлекающий фактор. Внешний мир пытается достать вас, отвлечь и сбить с верного пути через email.

С этих позиций и посмотрим на работу с электронной почтой. Начнём с простого.

Оформление письма

Я пользуюсь почтовым клиентом Mozilla Thunderbird, поэтому буду рассказывать на его примере. Создадим новое письмо и пойдём сверху вниз по списку полей.

Кому. Копия. Скрытая копия

Возможно, кто-то не знает, но «Кому» в Mozilla можно изменить на «Копия» или «Скрытая копия».

• Кому : пишем основного адресата или несколько адресатов через точку с запятой.
• Копия : пишем того, кто должен ознакомиться с письмом, но от кого мы не ждём реакции.
• Скрытая копия : пишем того, кто должен ознакомиться с письмом, но должен остаться неизвестным для остальных получателей письма. Особенно уместно использовать для массовых рассылок деловых писем, например уведомлений.

Неправильно в массовой рассылке указывать получателей через поля «Копия» или «Кому». Несколько раз в год получаю письма, в которых перечислено 50–90 адресатов в поле «Копия». Налицо нарушение privacy. Не всем из твоих адресатов нужно знать, с кем ещё вы работаете по аналогичной теме. Хорошо, если это знакомые между собой люди. А если в списке конкурирующие компании, которым неизвестно друг о друге? Как минимум нужно быть готовым к лишним объяснениям, как максимум - к прекращению сотрудничества с одним из них. Не надо так.

Тема письма

О важности темы письма часто пишут (иногда толково) в своих корпоративных блогах профессиональные сервисы рассылок. Но там чаще всего идёт речь о продающих письмах, где тема письма решает задачу «email должны открыть».

Мы же обсуждаем ежедневную деловую переписку. Здесь тема решает задачу «письмо и его автора должны легко идентифицировать и потом найти». Причём ваша старательность вернётся к вам в виде кармы многочисленных ответных писем, только с приставками Re: или Fwd , среди которых придётся искать нужное письмо по теме.

Двадцать писем - это объём однодневной переписки менеджера среднего звена. О предпринимателях и владельцах бизнеса вообще не говорю, у них число писем иногда зашкаливает за 200 и более в день. Поэтому ещё раз: не отправляйте письма с пустой темой .

Итак, как правильно формулировать тему письма?

Ошибка № 1 : только название компании в теме. Например, «Небо» и всё. Во-первых, наверняка вы не один из вашей компании общаетесь с этим контрагентом. Во-вторых, никакого смысла такая тема не привносит, ведь название вашей компании и так видно из адреса. В-третьих, угадайте, как будет выглядеть ваш собственный ящик при таком подходе к переписке? Примерно вот так.

Удобно искать по таким темам?

Ошибка № 2 : кричащий, продающий заголовок. Здорово, если вы умеете писать такие заголовки. Вот только уместно ли применение этих навыков в деловой переписке? Вспомните цель темы делового письма: не продать, а обеспечить идентификацию и поиск.

Текст письма

Есть множество руководств по написанию текстов для разных случаев жизни. Например, много полезного у Максима Ильяхова , Александра Амзина и других мастеров слова. Советую почитать их статьи хотя бы для повышения общей грамотности и улучшения общей стилистики письменной речи.

В процессе написания письма мы должны последовательно принять несколько решений.

Вопрос вежливости . В начале письма можно расплыться в любезностях или даже нежности в духе «Милый мой Родя, вот уже два месяца с лишком, как я не беседовала с тобой письменно, от чего сама страдала и даже иную ночь не спала, думая». Очень вежливо и очень затратно, как по времени на сочинение такого вступления, так и по времени собеседника на его прочтение. Переписка ведь деловая, помните? Не сочинение эпистолярного жанра на конкурс и не письмо матери Раскольникову, а деловая переписка.

Уважаем время своё и получателя!

Представляться и напоминать обстоятельства знакомства имеет смысл только в первом письме, отправляемом после мимолётной встречи на выставке. Если же это продолжение сотрудничества или текущая переписка, в первом письме в день пишем: «Здравствуйте, Иван», во втором и последующих: «Иван, …».

Обращение . Меня всегда волновал вопрос, к кому обратиться в письме, если получателей несколько. Недавно я писал письмо, обращённое к трём девушкам по имени Анна. Нисколько не сомневаясь, я написал «Здравствуйте, Анна» и не парился. Но так везёт далеко не всегда.

Что делать, если получателей три или даже семь и они не носят одно имя? Можно перечислить по именам: «Добрый день, Родион, Пульхерия, Авдотья и Пётр Петрович». Но это длинно и занимает время. Можно написать: «Здравствуйте, коллеги!».

Я для себя использую правило обращаться по имени к тому, кто стоит в поле «Кому». А к тем, кто в копии, не обращаться вообще. Это правило заодно позволяет точнее определить (одного!) адресата письма и цель этого письма.

Цитирование . Часто переписка представляет собой цепочку писем с вопросами и ответами - словом, диалог. Хорошим тоном считается не удалять историю переписки и писать свой ответ сверху цитируемого текста, чтобы, вернувшись к этой переписке через неделю, можно было легко прочитать диалог сверху вниз по убывающим датам.

Почему-то по умолчанию в Mozilla стоит настройка «Установить курсор после цитируемого текста». Рекомендую её поменять в меню «Инструменты» → «Параметры учётной записи» → «Составление и адресация». Должно быть так.

Цель письма . Деловые письма бывают двух видов:

• когда мы просто информируем собеседника (например, отчёт о проделанной работе за месяц);
• и когда мы чего-то хотим от собеседника. Например, чтобы он согласовал приложенный счёт на оплату.

Как правило, побуждающих писем в разы больше, чем отчётных. Если мы хотим чего-то добиться от собеседника, очень важно сказать об этом в письме прямым текстом. Призыв к действию должен сопровождаться обращением по имени и идти последним предложением в письме.

Неправильно : «Порфирий Петрович, я знаю, кто зарубил старушку».

Правильно : «Порфирий Петрович, это я зарубил старушку, пожалуйста, примите меры по моему аресту, устал мучиться!».

Почему корреспондент должен за вас думать, что ему делать с этим письмом? Ведь он может принять и неправильное решение.

Подпись в тексте . Она должна быть. Тем более все почтовые клиенты позволяют настроить автоподстановку подписи, например классическое «С уважением, …». В Mozilla это делается в меню «Инструменты» → «Параметры учётной записи».

Писать или не писать контакты в подписи - личное дело каждого. Но если вы хоть как-то связаны с продажами - обязательно пишите. Даже если сделка не состоится по итогам коммуникации, в будущем вас легко найдут по контактам из подписи.

Напоследок ещё одна фишка тела письма для тех собеседников, кто не любит (не может, не хочет, не имеет времени) отвечать на ваши письма. Укажите в тексте письма умолчание. Например, «Порфирий Петрович, если не придёте меня арестовывать до 12:00 пятницы, то я считаю себя амнистированным». Разумеется, срок должен быть реальным (не стоит текст из примера отправлять в пятницу в 11:50). Получатель должен физически иметь возможность прочитать и принять решение по вашему письму. Такое «умолчание» снимает с вас ответственность за неответ собеседника. Как и всегда, к применению этой фишки нужно подходить разумно. Если человек вовремя и регулярно отвечает на ваши письма, такой ультиматум может его если не обидеть, то немного напрячь или привести к решению не отвечать на письмо прямо сейчас, а заставить вас ждать пятницы.

Вложения

Письма часто бывают с вложениями: резюме, коммерческие предложения, сметы, графики, сканы документов - очень удобный инструмент и в то же время источник популярных ошибок.

Ошибка : огромный размер вложения. Часто приходят письма с размером вложений до 20 МБ. Как правило, это сканы каких-нибудь документов в формате TIFF, с разрешением 600dpi. Почтовая программа корреспондента почти наверняка зависнет на несколько минут в тщетных попытках загрузить предпросмотр этого вложения. И не дай бог получателю попытаться прочитать это письмо на смартфоне…

Лично я такие письма сразу удаляю. Не хотите, чтобы ваше письмо оказалось в корзине до прочтения? Проконтролируйте размер вложения. Рекомендуется, чтобы оно было не более 3 МБ.

Что делать, если превышает?

• Попробуйте перенастроить ваш сканер на другой формат и разрешение. Например, в PDF и 300dpi получаются вполне читабельные сканы.
• Вспомните про такие программы, как архиватор WinRar или 7zip. Некоторые файлы отлично сжимаются.
• Что делать, если вложение огромное и сжать его не получается? Например, почти пустая база бухгалтерии весит 900 МБ. На помощь придут облачные хранилища информации: Dropbox, Google Drive и тому подобные. Некоторые сервисы, например Mail.ru, автоматически преобразовывают огромные вложения в ссылки на облачное хранилище. Но я предпочитаю сам управлять своей информацией, хранящейся в облаке, поэтому автоматизацию от Mail.ru не приветствую.

И ещё одна не совсем очевидная рекомендация про вложения - их имя . Оно должно быть понятным и приемлемым для получателя. Как-то раз мы в компании готовили коммерческое предложение на имя… пусть будет Фёдора Михайловича Достоевского. Я получил от менеджера письмо с проектом КП на согласование, и во вложении был файл с именем «ДляФеди.docx». С менеджером, отправившим мне это, состоялся диалог примерно следующего содержания:

Дорогой менеджер, ты лично готов подойти к этому уважаемому человеку и назвать его в лицо Федя?

Как-то нет, уважаемый же человек, его все по имени-отчеству называют.

Почему же ты вложение назвал «ДляФеди»? Если я прямо сейчас перешлю ему, как думаешь, он купит у нас топоры по этому КП?

Я собирался потом переименовать…

Зачем готовить мину замедленного действия - отказ потенциального клиента - или создавать себе лишнюю работу по переименованию файла? Почему бы сразу не назвать вложение правильно: «ДляФёдораМихайловича.docx» или ещё лучше - «КП_Небо_Топоры.docx».

Итак, с email как «лицом» более-менее разобрались. Давайте перейдём к рассмотрению электронной почты как инструмента эффективной работы и поговорим об её отвлекающей составляющей.

Работа с письмами

Электронная почта - это мощный отвлекающий фактор. Как и с любым отвлекающим фактором, с почтой нужно бороться путём ужесточения правил и внедрения расписания работы.

Как минимум нужно отключить ВСЕ уведомления о приходе почты. Если почтовый клиент настроен по умолчанию, вас оповестят и звуковым сигналом, и помигают иконкой рядом с часами, и покажут превью письма. Словом, сделают всё, чтобы сначала оторвать вас от кропотливой работы, а потом погрузить в пучину непрочитанных писем и непросмотренных рассылок - минус час-другой из жизни.

У кого-то могучая сила воли позволяет не отвлекаться на уведомления, а обычным людям лучше не искушать судьбу и отключить их. В Mozillla Thunderbird это делается через меню «Инструменты» → «Настройки» → «Основные» → «При появлении новых сообщений».

Если нет уведомлений, как понять, что пришло письмо?

Очень просто. Вы сами, осознанно, выделяете время на разбор почты, откроете почтовый клиент и увидите все непрочитанные сообщения. Это можно делать два раза в день, например в обед и вечером или во время вынужденных простоев, допустим, в пробках.

Часто спрашивают, как же время реакции и срочные письма? Отвечаю: у вас нет срочных писем в почте. Если только вы не работаете в отделе клиентской поддержки (в таком отделе свой регламент работы с почтой).

Если и будут срочные письма, то отправитель уведомит вас об этом по другим каналам - телефон, SMS, Skype. Тогда вы осознанно зайдёте в почтовый клиент и обработаете срочную почту. Все гуру тайм-менеджмента (например, Глеб Архангельский с его «Тайм-драйвом») декларируют стандарт ответа на email до 24 часов. Это нормальное правило хорошего тона - не ждать от собеседника мгновенных ответов по email. Если же есть срочное письмо, уведомить об этом по более быстрым каналам связи.

Итак, уведомления мы отключили и теперь включаем почтовый клиент по своему расписанию.

Что же делать, когда мы зашли в почту и занялись деятельностью с названием «разбираю электронную почту»? Где начало и конец этой работы?

Я много слышал про систему zero inbox, но, к сожалению, не встречал ни одного человека, применяющего её. Пришлось изобретать свой велосипед. Статьи на эту тему есть на Лайфхакере. Например, « ». Ниже я расскажу о системе zero inbox в моей интерпретации. Буду благодарен, если гуру GTD отметятся в комментариях, дополнят или улучшат описанную систему.

Важно понять и принять, что электронная почта - это не планировщик задач и не архив для вашей деятельности. Поэтому папка «Входящие» должна быть всегда пустой. Если вы взялись за разбор входящих, не останавливайтесь и не отвлекайтесь ни на что, пока не опустошите эту папку.

Что делать с письмами во входящих? Нужно пройтись последовательно по каждому письму и удалить его. Да, просто выделить и нажать на клавиатуре Delete. Если не получается заставить себя удалить письмо, придётся принимать решение, что с ним делать.

1. Можете ответить на него за три минуты? Нужно ли на него отвечать? Да, нужно, и ответ займёт не более трёх минут, тогда отвечайте сразу.
2. Отвечать нужно, но подготовка ответа займёт более трёх минут. Если пользуетесь планировщиком задач, позволяющим преобразовать письмо в задачу, превратите email в таск и на время забудьте о нём. Я, например, использую совершенно замечательный сервис Doit.im. Он позволяет сгенерировать персональный email-адрес: пересылаешь на него письмо, и оно превращается в задачу. Но если у вас нет планировщика задач, перенесите письмо в подпапку «0_Выполнить».
3. После быстрого ответа на письмо, превращения его в задачу или простого ознакомления необходимо решить, что делать с этим сообщением дальше: удалить или отправить в одну из папок на длительное хранение.

Вот какие папки для длительного хранения есть у меня.

• 0_Выполнить. У меня такой папки нет, но если у вас нет планировщика, повторюсь, сюда можно складывать письма, требующие детальной проработки. Эту папку тоже нужно регулярно очищать, но уже с вдумчивым подходом в специально выделенное на это время.
• 1_Справ. Сюда я складываю письма со справочной информацией: приветственные письма с логинами от различных веб-сервисов, билеты на предстоящие рейсы и так далее.
• 2_Проекты. Здесь хранится архив переписки по партнёрам и проектам, с которыми есть текущие взаимоотношения. Естественно, для каждого проекта или партнёра заведена отдельная папка. В папку партнёра я складываю письма не только от его сотрудников, но и письма от сотрудников «Неба», связанные с этим партнёром. Очень удобно: при необходимости вся переписка по проекту под рукой за пару кликов.
• 3_Музей. Сюда я закидываю те письма, которые и удалить жалко, и польза от них неочевидна. Также сюда перекочевывают папки с закрытыми проектами из «2_Проекты». Словом, в «Музее» хранятся первые кандидаты на удаление.
• 4_Документы. Здесь лежат письма с электронными образцами документов, которые могут пригодиться в будущем для бухгалтерии, например акты сверок от клиентов, билеты по состоявшимся поездкам. Папка во многом перекликается с папками «2_Проекты» и «1_Справ», только в ней хранится бухгалтерская информация, а в папке «2_Проекты» - управленческая. В «4_Документы» - мёртвая информация, а в «2_Проекты» - живая.
• 5_Знания. Сюда я складываю только действительно полезные рассылки, к которым хочу вернуться через время для вдохновения или поиска решений.

Есть и другие настройки почтового клиента, важные для работы этой системы. Во-первых, по умолчанию в Thunderbird стоит флажок «Помечать сообщения как прочитанные». Я предпочитаю делать это осознанно, поэтому флажок долой! Для этого заходим в меню «Инструменты» → «Настройки» → «Дополнительно» → «Чтение и отображение».

Во-вторых, используем фильтры . Раньше я активно применял фильтры, которые по адресу отправителя автоматически переправляли письма в соответствующие папки. Например, письма от юриста перемещались в папку «Юрист». Отказался от такого подхода по нескольким причинам. Первая: письма от юриста в 99% случаев относятся к какому-либо проекту или партнёру, а значит, подлежат перемещению в папку этого партнёра или проекта. Вторая: решил добавить осознанности. Вы сами должны решить, где должно храниться конкретное письмо, а искать необработанные сообщения удобнее только в одном месте - во входящих. Сейчас фильтры использую только для разнесения по папкам автоматических регулярных писем из различных систем, то есть писем, не требующих от меня принятия решений. Фильтры в Mozilla Thunderbird настраиваются в меню «Инструменты» → «Фильтры сообщений».

Итак, при правильном подходе на электронную почту должно уходить от 10 до 60 минут в день в зависимости от объёма переписки.

Да, и ещё одно. Вы ведь уже отключили уведомления о приходе новых писем? ;)

Сопроводительное письмо к документам - это письмо, которое сопровождает отправляемые документы и в котором содержится наименование направляемого документа и дальнейшие действия получателя.

В самом верху, в шапке данного документа указывается должность, наименование компании и ФИО получателя письма.

Затем проставляется дата, номер документа, а также прописывается заголовок письма.

Ниже следует обращение к получателю.

Текст сопроводительного письма к документам обычно начинается со слов:

• Направляем Вам…
• Высылаем Вам…
• Представляем Вам…

Здесь необходимо указать наименование отправляемых документов, их дату, номер и прописать инструкцию получателю: что ему делать с полученными документами.

Основная часть сопроводительного письма к документам также может содержать . В данном случае применяются следующие шаблонные фразы:

• Просим подтвердить получение…
• Просим передать…
• Просим информировать…
• Просим возвратить…
• Просим руководствоваться… и т.п.

Под основным текстом письма также может быть отметка о наличии приложений с целью облегчения обработки почты и уменьшения вероятности потери отправленных экземпляров документов (см. образец).

Заключительная часть сопроводительного письма к документам содержит подпись отправителя, его должность и ФИО.

Образец сопроводительного письма к документам

Директору
ООО «Стандарт»
Е.С. Кузьмину

27.07.2013 № 23

Уважаемый Евгений Станиславович!

Направляем Вам подписанный и скрепленный печатью договор № 2013-25-07 от 25.07.2013 с протоколом разногласий. Протокол разногласий просим подписать, скрепить печатью и один экземпляр выслать в наш адрес в течение 10 дней.

Приложения:
1) договор в 2 экз. (всего на 6 листах);
2) протокол разногласий в 2 экз. (всего на 2 листах).

Оформление сопроводительного письма к документам осуществляется на фирменном бланке организации.

Сегодня суды нередко принимают в качестве письменного доказательства электронную переписку. Однако для этого она должна обладать юридической силой. Между тем четкие и единые правила и методики определения легитимности виртуальной корреспонденции до сих пор не выработаны, что приводит к большому количеству проблем.

Рассмотрим несколько способов придания электронным письмам юридической силы.

Давно прошли времена, когда единственным средством связи были письма, выполненные на бумаге. Развитие хозяйственных отношений между субъектами экономической деятельности уже немыслимо без использования информационных технологий. Это особенно актуально, когда контрагенты находятся в разных городах или даже странах.

Общение посредством электронной связи способствует снижению материальных издержек, а также позволяет в кратчайшие сроки выработать общую позицию по конкретным вопросам.

Однако такой прогресс не стоит рассматривать только с положительной стороны. Между субъектами экономических отношений нередко возникают различные споры, для их разрешения обращаются в судебные инстанции. Суд выносит решение на основе оценки доказательств, предоставленных сторонами.

При этом анализируются относимость, допустимость, достоверность каждого доказательства в отдельности, а также достаточность и взаимная связь доказательств в их совокупности. Данное правило закреплено как в АПК РФ (п. 2 ст. 71), так и в ГПК РФ (п. 3 ст. 67). В процессе определения допустимости и достоверности предоставленных доказательств суд часто задает вопросы, решение которых в значительной мере влияет на исход дела.

Использование электронного документооборота в отношениях хозяйствующих субъектов регламентировано нормами ГК РФ. В частности, в п. 2 ст. 434 указано: договор в письменной форме может быть заключен путем обмена документами посредством электронной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.

В соответствии с п. 1 ст. 71 ГПК РФ и п. 1 ст. 75 АПК РФ письменным доказательством является содержащая сведения об обстоятельствах, имеющих значение для рассмотрения и разрешения дела, деловая корреспонденция, выполненная в форме цифровой записи и полученная при помощи электронной связи.

Для использования электронных документов в судопроизводстве требуется соблюдение двух условий. Во-первых, как уже указывалось, они должны обладать юридической силой. Во-вторых, документ должен быть доступен для прочтения, то есть содержать общепонятную и доступную для восприятия информацию.

Это требование вытекает из общих правил судопроизводства, предполагающих непосредственность восприятия судьями информации из источников доказательств.

Зачастую суд отказывает в приобщении в качестве доказательств к материалам дела электронной переписки, не отвечающей приведенным условиям, и впоследствии выносит решение, не удовлетворяющее законные требования заинтересованной стороны.

Рассмотрим основные способы легитимации электронной переписки до и после начала производства по делу.

Работа с нотариусом

Если производство по делу еще не началось , то для придания электронной переписке юридической силы нужно привлечь нотариуса. В абзаце 1 ст. 102 Основ законодательства о нотариате (Основы) сказано, что по просьбе заинтересованных лиц нотариус обеспечивает доказательства, необходимые в суде или административном органе, если есть причины полагать, что представление доказательств впоследствии станет невозможным или затруднительным. А в абзаце 1 ст. 103 Основ оговорено, что в порядке обеспечения доказательств нотариус производит осмотр письменных и вещественных доказательств.

Согласно абзацу 2 ст. 102 Основ нотариус не обеспечивает доказательства по делу, которое в момент обращения к нему заинтересованных лиц находится в производстве суда или административного органа. В противном случае суды признают нотариально заверенную электронную переписку недопустимым доказательством (Постановление Девятого ААС от 11.03.2010 № 09АП-656/2010-ГК).

Стоит напомнить, что исходя из ч. 4 ст. 103 Основ обеспечение доказательств без извещения одной из сторон и заинтересованных лиц производится лишь в случаях, не терпящих отлагательства.

В порядке осмотра доказательств составляется протокол, в котором кроме подробного описания действий нотариуса также должны содержаться сведения о дате и месте проведения осмотра, нотариусе, производящем осмотр, о заинтересованных лицах, участвующих в нем, а также перечисляться обстоятельства, обнаруженные при осмотре. Сами электронные письма распечатываются и подшиваются к протоколу, который подписывается участвующими в осмотре лицами, нотариусом и скрепляется его печатью. В силу Определения ВАС РФ от 23.04.2010 № ВАС-4481/10 нотариальный протокол осмотра электронного почтового ящика признается надлежащим доказательством.

В настоящее время далеко не все нотариусы предоставляют услуги по заверению электронных писем, а стоимость их достаточно высока. Для примера: один из нотариусов города Москвы взимает 2 тыс. рублей за одну страницу описательной части протокола.

Заинтересованное в обеспечении доказательств лицо обращается к нотариусу с соответствующим заявлением. В нем должно быть указание на:

• доказательства, подлежащие обеспечению;
• обстоятельства, которые подтверждаются этими доказательствами;
• основания, по которым требуется обеспечение доказательств;
• отсутствие на момент обращения к нотариусу дела в производстве суда общей юрисдикции, арбитражного суда или административного органа.

Нотариусы производят осмотр содержимого электронного ящика либо дистанционно, то есть используют удаленный доступ к почтовому серверу (им может быть сервер провайдера, предоставляющего услугу электронной связи по договору; почтовый сервер регистратора доменного имени или бесплатный почтовый интернет-сервер), либо непосредственно с компьютера заинтересованного лица, на котором установлена программа работы с электронной почтой (Microsoft Outlook, Netscape Messenger и др.).

При удаленном осмотре помимо заявления нотариусу могут понадобиться разрешения от регистратора доменного имени или интернет-провайдера. Все зависит от того, кто именно осуществляет поддержку работы почтовых ящиков или электронного почтового сервера по договору.

Заверение у провайдера

Постановлениями Девятого ААС от 06.04.2009 № 09АП-3703/2009-АК, от 27.04.2009 № 09АП-5209/2009, ФАС МО от 13.05.2010 № КГ-А41/4138-10 закреплено, что суды также признают допустимость электронной корреспонденции, если она заверена у интернет-провайдера или у регистратора доменного имени, которые отвечают за управление почтовым сервером.

Провайдер или регистратор доменного имени заверяет электронную переписку по запросу заинтересованной стороны лишь в том случае, если управляет почтовым сервером и такое право прописано в договоре на оказание услуг.

Однако объем электронной корреспонденции может быть достаточно большим, что в свою очередь способно затруднить процесс предоставления документов на бумажных носителях. В связи с этим суд иногда допускает предоставление электронной корреспонденции на электронных носителях. Так, Арбитражный суд Московской области, вынося Решение от 01.08.2008 по делу № А41-2326/08, ссылался на допустимость электронной переписки, предоставленной в суд на четырех CD-дисках.

Но при рассмотрении дела в апелляционной инстанции Десятый ААС Постановлением от 09.10.2008 по делу № А41-2326/08 ссылку на электронную переписку признал необоснованной и отменил решение суда первой инстанции, указав, что заинтересованная сторона не представила какие-либо документы, предусмотренные заключенным сторонами договором.

Таким образом, электронные письма, касающиеся предмета спора, должны быть поданы в суд в письменном виде, а все остальные документы могут быть представлены на электронных носителях.

Доказать факты, изложенные в виртуальной корреспонденции, поможет подтверждение содержания писем путем ссылок на них в последующей бумажной переписке. Применение иных письменных доказательств отражено в Постановлении Девятого ААС от 20.12.2010 № 09АП-27221/2010-ГК. Между тем суд, рассматривая дело и оценивая предоставленные сторонами доказательства, вправе не считать допустимой бумажную переписку со ссылками на электронную корреспонденцию.

Он лишь принимает ее во внимание и выносит решение на основании комплексного анализа всех предъявленных доказательств.

За помощью к эксперту

Если производство по делу уже началось , то для придания электронной корреспонденции юридической силы необходимо воспользоваться правом привлечения эксперта. В п. 1 ст. 82 АПК РФ регламентировано, что для разъяснения возникающих при рассмотрении дела вопросов, требующих специальных знаний, арбитражный суд назначает экспертизу по ходатайству лица, участвующего в деле, или с согласия участвующих в нем лиц.

Если назначение экспертизы предписано законом или договором, либо требуется для проверки заявления о фальсификации представленного доказательства, либо если необходимо проведение дополнительной или повторной экспертизы, арбитражный суд может назначить экспертизу по своей инициативе. Назначение экспертизы с целью проверки представленных доказательств предусмотрено также ст. 79 ГПК РФ.

В ходатайстве на назначение судебной экспертизы нужно указать организацию и конкретных экспертов, которые будут ее осуществлять, а также круг вопросов, для решения которых заинтересованная сторона решила обратиться к суду о назначении экспертизы. Кроме того, следует представить информацию о стоимости, сроках такой экспертизы и внести на депозит суда полную сумму на ее оплату. Привлеченный эксперт должен удовлетворять требованиям, установленным для него в ст. 13 Федерального закона «О государственной судебно-экспертной деятельности в Российской Федерации».

Приобщение к материалам дела в качестве доказательства заключения эксперта о подлинности электронной переписки подтверждается судебной практикой (Решение Арбитражного суда города Москвы от 21.08.2009 по делу № А40-13210/09-110-153; Постановление ФАС МО от 20.01.2010 № КГ-А40/14271-09).

На основании договора

В п. 3 ст. 75 АПК РФ отмечено, что документы, полученные посредством электронной связи, признаются в качестве письменных доказательств, если это прописано в договоре между сторонами. Соответственно, необходимо указывать, что стороны признают равную с подлинниками юридическую силу переписки и документов, полученных посредством факсимильной связи, Интернета и других электронных способов связи. При этом в договоре должен быть определен адрес электронной почты, с которого будет идти электронная переписка, и информация о доверенном лице, уполномоченном на ее ведение.

В договоре надо прописать, что обозначенный адрес электронной почты используется сторонами не только для рабочей переписки, но и для передачи результатов работ, что подтверждается позицией ФАС МО в Постановлении от 12.01.2009 № КГ-А40/12090-08. В Постановлении Девятого ААС от 24.12.2010 № 09АП-31261/2010-ГК подчеркнуто, что в договоре должна быть оговорена возможность использования электронной почты для утверждения технического задания и предъявления претензий к качеству оказанных услуг и выполненных работ.

Помимо этого, стороны могут предусмотреть в договоре, что уведомления и сообщения, отправленные по электронной почте, признаются ими, но должны дополнительно подтверждаться в течение определенного срока курьерской или заказной почтой (Постановление Тринадцатого ААС от 25.04.2008 № А56-42419/2007).

Подводя итог, можно сказать, что на сегодняшний момент сложилась практика применения судами электронной корреспонденции в качестве письменного доказательства. Однако, учитывая требования процессуального законодательства в части допустимости и достоверности доказательств, виртуальная переписка принимается судом во внимание, только если обладает юридической силой.

В связи с этим возникает большое количество проблем, поскольку единая методика определения легитимности электронной корреспонденции до сих пор не сформирована. Право заинтересованной стороны обратиться к нотариусу в целях обеспечения доказательств закреплено, но отсутствует нормативный акт Министерства юстиции РФ, регламентирующий порядок предоставления нотариусами таких услуг. В результате нет и единого подхода к определению их стоимости и формированию четкого механизма реализации данного права.

Существует несколько способов придания электронной переписке юридической силы в целях ее предоставления в качестве доказательства в суде: обеспечение электронной корреспонденции у нотариуса, заверение у интернет-провайдера, путем ссылок на электронные письма в дальнейшей бумажной переписке, а также подтверждение их подлинности судебной экспертизой.

Грамотный подход к своевременному обеспечению электронной переписки в качестве письменного доказательства позволит хозяйствующим субъектам в полном объеме восстановить свои нарушенные права при разрешении споров.